Fresher → Core → Key.

Tôi xây một mô hình biến những bạn trẻ chưa có kinh nghiệm thành người tự làm chủ một mảng công việc, đủ dồi dào để đội tôi còn “cho mượn” cộng tác viên sang dự án khác. Mô hình này dùng được ở bất kỳ nơi nào phải xây đội từ con người chưa có sẵn kỹ năng: đội tình nguyện, chương trình thực tập, đội bán hàng mới thành lập.

Mọi case trong portfolio này, từ viewing party 14 tỉnh, 58 giải đấu đến hệ thống clan tự vận hành, đều có chung một điều kiện: một đội ngũ đủ tốt để nhận việc và tự chạy. Nhưng đội cộng tác viên cộng đồng có đặc thù khắc nghiệt: phần lớn là sinh viên, người trẻ làm vì đam mê, gắn bó theo giai đoạn, và thị trường không có sẵn “cộng tác viên cộng đồng chuyên nghiệp” để tuyển.

Với tôi, xây được một đội có cùng chí hướng là một niềm hạnh phúc, và nhìn các bạn lớn lên cùng nhau là phần thưởng lớn của nghề này. Từ 2024 tôi xây đội theo từng mảng, và từ 2025, khi có nhiều thời gian hơn, tôi bắt đầu tuyển bài bản theo khung A.S.K.

Mỗi đợt tháng 2-3 hằng năm, hoặc trước các dịp hoạt động lớn của cộng đồng, tôi tuyển một nhóm bạn trẻ tiềm năng, đam mê sản phẩm vào một “team intern” hoặc “câu lạc bộ nhỏ”. Đó là lúc có nhiều việc thật để người mới thử sức. Con đường đi lên gồm 3 tầng, ứng với 3 chữ A.S.K:

A · Attitude - tầng Fresher

Tôi giao các nhiệm vụ cơ bản: làm nội dung cộng đồng, đi khai thác hình ảnh sự kiện. Việc không khó, vì thứ tôi kiểm tra không phải kỹ năng mà là lửa: có chủ động không, có bị việc khác làm xao nhãng không, giao tiếp có rõ không, có giữ cam kết với đội không. Kỹ năng dạy được, thái độ thì gần như không, nên tôi lọc thái độ trước tiên.

S · Skill - tầng Core

Bạn nào vượt qua tầng Attitude được lên đội cộng tác viên chính thức. Từ đây mọi thứ là thật: dự án thật, chỉ tiêu thật, trách nhiệm thật. Mỗi bạn phải làm owner một mảng mũi nhọn của cộng đồng, chịu trách nhiệm từ đầu đến cuối thay vì làm việc vặt rải rác. Tôi rèn các bạn như nhân sự chính thức, không phải người phụ việc.

K · Knowledge - tầng Key

Với những bạn đủ cứng tay để tự xử lý các vấn đề trong mảng của mình, tôi không giao việc nữa mà chia sẻ sâu hơn: nghề phát triển cộng đồng và marketing cộng đồng, cách nghĩ đằng sau mỗi quyết định, con đường sự nghiệp trong ngành. Đây là nhóm có cơ hội trở thành nhân sự chính thức.

Mô hình không đứng yên. Mỗi năm cộng đồng cần một kiểu đội khác nhau, nên tôi thiết kế lại sơ đồ nhân sự theo đúng nhu cầu giai đoạn đó: xây mới, duy trì, hay bàn giao.

Giai đoạn 2020-2021, sếp tôi dạy một điều mà đến giờ vẫn là kim chỉ nam cho mọi việc tôi làm: hãy hiểu mọi thứ, nhưng không cần làm mọi thứ. Một nhạc trưởng dẫn dắt nhịp nhàng là giá trị mà không phải ai cũng có. Từ đó, tôi làm việc theo một vòng lặp:

Việc gì chưa hiểu, tôi tự làm đến nhuần nhuyễn. Hiểu rồi thì đóng gói thành quy trình. Có quy trình rồi thì giao cho người khác làm owner. Giao rồi thì giám sát và liên tục nâng cấp.

Vòng lặp này giải bài toán khó nhất của trao quyền: giao việc cho người chưa giỏi thì hỏng việc, không giao thì người không bao giờ giỏi. Thứ tôi giao đi không phải “một việc khó”, mà là một quy trình đã kiểm chứng kèm tiêu chuẩn đầu ra rõ ràng. Người nhận được tự cải tiến cách làm, miễn đầu ra không đổi. Cải tiến nào hay, tôi chốt lại và nâng cấp vào quy trình chung.

Ví dụ rõ nhất là quy trình báo cáo nội dung cho cộng tác viên, tôi xây đầu 2024. Sau khi tự làm đủ lâu để hiểu phần nào tốn thời gian, phần nào tạo giá trị, tôi thiết kế lại và template hoá toàn bộ: thời gian làm báo cáo giảm từ 2 giờ xuống 15 phút. Từ tháng 5/2024 tôi giao lại cho một bạn khác duy trì, và đến nay cả đội vẫn dùng nó, sau nhiều vòng nâng cấp từ chính người dùng.

Tôi không đo mô hình bằng số cộng tác viên tuyển được, mà bằng những gì nó tạo ra:

• 2 nhân sự trưởng thành từ mô hình đã nhận mảng riêng, mỗi người làm owner trọn một mảng cộng đồng. Tôi chỉ còn đứng phía sau tư vấn, không cầm tay chỉ việc.
• Trong đội, tôi được gọi vui là người “có nhiều gà”. Đằng sau câu đùa là một sự thật nghiêm túc: nguồn nhân sự dồi dào đến mức tôi hay “cho mượn” cộng tác viên sang các dự án khác khi họ thiếu người.
• Các hệ thống chạy song song không bị nghẽn ở một người. Từ 2024 đến nay tôi liên tục nhận sản phẩm mới, dự án mới mà các mảng cũ vẫn chạy.

Trong nghề cộng đồng, “không thể vắng mặt” hay được xem là dấu hiệu của người quan trọng. Tôi định nghĩa ngược lại: người quan trọng là người mà hệ thống vẫn chạy tốt khi họ dồn sức cho việc khác.

Mô hình này có gốc từ trước khi tôi làm ở VNGGames. Năm 2023, khi xây cộng đồng học tập “Cùng nhau học trên Coursera”, giai đoạn cuối tôi mời các thành viên tích cực nhất trở thành mentor của server. Sau đó, một số bạn mentor cốt cán được đề cử làm mentor chính thức của chương trình Nhân Tài Số các năm tiếp theo. Đó là lần đầu tôi thấy rõ: khi được trao đúng vai trò, người được giúp đỡ sẽ trở thành người giúp đỡ người khác.

Nhiều nơi nói về trao quyền như một giá trị văn hoá. Tôi đối xử với nó như một hệ thống có cơ chế: lọc thái độ trước khi đầu tư kỹ năng, giao quyền làm chủ thật thay vì việc vặt, đóng gói quy trình trước khi bàn giao, và giữ vai trò giám sát, nâng cấp thay vì can thiệp.

Cái giá là thời gian lúc đầu: tự làm nhuần nhuyễn rồi mới giao luôn chậm hơn giao ngay. Phần thưởng là hiệu ứng cộng dồn: mỗi người được phát triển đúng cách sẽ phát triển được người tiếp theo. Đó là cách một đội nhỏ tạo ra sản lượng của một đội lớn, không phải bằng cách làm nhiều giờ hơn mà bằng cách nhân bản năng lực.

Áp dụng được cho: chương trình thực tập và management trainee, đội tình nguyện, đội bán hàng hoặc chăm sóc khách hàng mới thành lập, mạng lưới đại sứ sinh viên.